Van mailadres veranderen? Zo doe je dat op een zorgvuldige manier!

Soms is het noodzakelijk om je zakelijke mailadressen te veranderen. Bijvoorbeeld bij een bedrijfsnaamswijziging of een fusie. Zo’n verandering is niet helemaal zonder risico. Bij Bureau Jeugdzorg Utrecht ging het begin dit jaar nog mis en lekten 3.278 dossiers met gevoelige informatie. Oorzaak? In onbruik geraakte mailadressen in verband met een naamswijziging. We geven je 5 tips om dit te voorkomen als je je mailadressen wilt aanpassen.

Tip 1: Stel een heldere auto-reply in

Zorg ervoor dat mensen die mailen naar oude mailadressen, een auto-reply ontvangen met een heldere boodschap. Zet daar in ieder geval de volgende zaken in: - Dit mailadres is niet langer in gebruik. - Een verzoek om de mail naar het nieuwe mailadres te sturen. - Een verzoek om het oude mailadres uit hun adressenlijst te verwijderen.

Tip 2: Stel een redirect in naar het nieuwe mailadres

Als bedrijf wil je natuurlijk geen mail mislopen. Daarom is het slim om de eerste periode mail die binnenkomt op het oude adres automatisch door te laten sturen naar het nieuwe mailadres.

Tip 3: Communiceer over de nieuwe mailadressen

Zet het bijvoorbeeld op je website of in je e-mailhandtekening en verzoek mensen om je oude mailadres(sen) te verwijderen.

Tip 4: Monitor oude mailadressen minimaal 1 jaar

Check regelmatig of er nog mail binnenkomt op de oude mailadressen. Zolang dat nog gebeurt is het verstandig dit te blijven monitoren.

Tip 5: Zeg nooit zomaar je domeinnaam op

De kans is groot dat er in de jaren erna, al dan niet bewust, nog mails richting een oud adres gaan. Het is dan ook niet slim om de domeinnaam na verloop van tijd op te heffen. Valt de domeinnaam in handen van iemand anders, dan komt ook dit verkeer, en daarmee de informatie die gestuurd wordt, in andermans (en soms ook verkeerde) handen. Voor (vaak maar) een tientje per jaar wil je dit risico niet lopen.

Reacties

  • vrijdag 22 juni 2018

    Kennis

    Aantal domeinnamen blijft wereldwijd groeien: meer dan 330 miljoen

    Thumb-domains

    Groei generieke TLD’s onder druk

    Lees meer
  • maandag 19 maart 2018

    Over SIDN

    Het internet functioneert bij gratie van standaarden

    Magazine+Standaardwerken+Het+belang+van+verbinden-thumbnail

    Een magazine vol interviews en praktijkcases over het gebruik van openstandaarden

    Lees meer
  • woensdag 10 juli 2019

    Veilig internet

    Een veilig Internet of Things is zo makkelijk nog niet

    IoT

    Europese wetgeving nog in kinderschoenen

    Lees meer

Sorry

De versie van de browser die je gebruikt is verouderd en wordt niet ondersteund.
Upgrade je browser om de website optimaal te gebruiken.